La BOCA doet het zo (een feestje organiseren)

"32 Lentes jong, maar nog zo groen als gras op het gebied van het organiseren van dance events", zo ronduit eerlijk opent Frank Witvoet zijn mail naar mij. "Zoals Lord Chesterfield het zo treffend omschreef: soms moet je een sprong in het diepe wagen om weer iets nieuws te ontdekken". Op die manier doken Frank en zijn 'partner in crime' Bas vorig jaar in de organisatie van dance events met hun bedrijf Solo invitados. Hun doel was helder: "Op 22 mei organiseren wij ons eerste dance event, La BOCA, en geven we 650 'like minded people' een avond om niet snel te vergeten."

We leven nu half april, 4 weken voor het event, en Frank is in de afgelopen maanden heel wat wijzer geworden over DJ's, materiaal, riders, marketing, locaties etc.: "Net als Niels heb ik een groot hart voor muziek en probeer met een zeer beperkt marketingbudget onze doelgroep te bereiken. Met Solo invitados organiseren we strakke feesten, op unieke locaties, met sterke line-up's (DJ's van nu), voor een doelgroep die we vooral proberen te mobiliseren via sociale media. We richten ons op de 'tweede-generatie feestganger' (ik heb nog geen betere term kunnen bedenken...): de eind twintig-, begin dertiger die zich te oud voelt voor de bank op zaterdagavond en zich nog niet helemaal thuisvoelt op jaren '80/'90 feesten.

Als basis voor het concept is gekozen voor de gevaarlijke en tegelijkertijd zoete sensuele sfeer die heerst in één van de meest markante wijken van Buenos Aires, La Boca. Dit vertaald naar een dance event levert een mix op van progressive beats (o.a. Nuno dos Santos, Jason & the Argonauts [wanneer stopt iedereen nou 'ns met dat volstrekt achterhaalde MySpace?!]), 'high heels', een partycruiser en dresscode 'Smooth & Sensual, Red & Black'.

Met het concept helder, de DJ's en locatie geboekt werd het tijd om het geheel (nog steeds met een klein budget) te vermarkten in een strak vormgegeven website, mét ticketshop. Een belangrijk communicatiemiddel, omdat we de promotie van La BOCA geheel online willen laten verlopen:

Geen flyers en posters, maar een heldere website met ondersteuning van social media en wat losse PR. In de tijd van Facebook, Hyves en Twitter heeft naar mijn mening hardcopy z'n beste tijd gehad. En door je promotie voor een groot gedeelte via sociale media te laten verlopen kun je interactief met je doelgroep communiceren. Met name de Facebook fanpage doet het erg goed en is een perfect medium om content te delen:

Om grip te houden op de doelgroep hebben we bewust gekozen om ons niet passief op te stellen en juist actief enkele promotion partners in te schakelen; partijen die een link hebben met onze doelgroep en die we (met hun doelgroep) willen betrekken in dit evenement. Door hierin slim te barteren met exposure richting beiden doelgroepen bereik je kostenloos een hoop mensen waarvan je weet dat ze goed bij je event passen. Ook was het zaak om alle (gratis) platforms in te zetten. Bizar hoeveel partyagenda's er online zijn en dat elke website weer z'n eigen “handige” manier heeft om een event aan te maken in de agenda! Kost even wat tijd, maar genereert wel traffic naar de website. Last but not least, tijd voor wat PR. Wat lijntjes uitgegooid, met resultaat, want in de weken voor La BOCA krijgen we aandacht van lokale en landelijke pers. Het was even zoeken naar het juiste 'haakje' dat voldoende nieuwswaarde heeft, maar de 'tweede-generatiefeestganger' insteek doet het goed."

In de afgelopen maanden hebben Frank en Bas hun line-up definitief gemaakt, de uiteindelijke locatie gekozen, wat extra promotie - en event-partners aangetrokken en een portie 'gezonde stress' over de kaartverkoop gehad: "Ik kom hier mogelijk nog op terug in een volgend blog, in de laatste weken voor La BOCA. Tot die tijd: 'Enjoy the spring while you can, because this year summer starts early!'"

Tweet